Aviso de privacidad integral

1. Quién es responsable de tus datos

Portiax SA de CV («Portiax»), con domicilio en And. A. García 32, Coapa, Carmen Serdán, Coyoacán, 04910 Ciudad de México, CDMX, es responsable del tratamiento de tus datos personales cuando usas la plataforma Portiax, disponible en app.portiax.mx.

Portiax es un servicio de facturación electrónica (CFDI 4.0) y Carta Porte para transportistas. Antes se llamó Fletia y TimbraMx; cualquier comunicación con esos nombres proviene del mismo responsable.

Para cualquier asunto de privacidad, escríbenos a hola@portiax.mx.

Este aviso aplica a: (a) las personas que se registran y usan la plataforma, y (b) los datos fiscales del transportista que factura con Portiax (el «emisor»).

2. Qué datos personales tratamos

Tratamos datos de identificación, contacto, fiscales, patrimoniales y de uso de la plataforma. No pedimos datos sensibles.

Datos de tarjeta: los capturas directamente en Stripe. Portiax nunca recibe ni guarda el número de tu tarjeta.

Contraseña: la administra nuestro proveedor de autenticación (Clerk). Portiax nunca la ve.

Datos sensibles: no solicitamos datos sobre salud, origen racial o étnico, creencias, opiniones políticas, preferencia sexual ni datos biométricos o genéticos. Te pedimos no escribir este tipo de información en los campos de texto libre (descripciones, observaciones o justificaciones).

Menores de edad: Portiax es un servicio para negocios. No está dirigido a menores ni recabamos sus datos de forma intencional.

3. Para qué usamos tus datos

Usamos tus datos para prestarte el servicio de facturación. Las finalidades voluntarias son opcionales y puedes negarte a ellas.

Finalidades necesarias (sin ellas no podemos darte el servicio):

1. Crear, autenticar y administrar tu cuenta.
2. Emitir, validar, timbrar, cancelar, descargar y enviar por correo tus CFDI, incluida la Carta Porte.
3. Sellar tus comprobantes con tu Certificado de Sello Digital, a tu nombre y solo cuando tú lo solicitas.
4. Revisar tus facturas antes de timbrar, incluida la consulta de RFC en las listas públicas del SAT (artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación), para avisarte de posibles riesgos.
5. Cobrar tu suscripción y paquetes de timbres, controlar tu consumo y avisarte cuando tus timbres estén por vencer.
6. Darte soporte técnico, incluido el acceso a tu cuenta descrito en la sección 6.
7. Proteger la plataforma: bitácora de acciones, diagnóstico de errores y prevención de fraude o uso indebido.
8. Cumplir obligaciones legales y fiscales, y atender requerimientos de autoridades competentes.

Finalidades voluntarias (puedes negarte sin perder el servicio):

1. Medir de forma agregada qué páginas se usan, para mejorar la plataforma.
2. Enviarte noticias, novedades del producto o promociones.
3. Elaborar estadísticas anónimas, por ejemplo, el número de errores fiscales evitados entre todos los usuarios.

Cómo negarte: escribe a hola@portiax.mx con el asunto «No uso voluntario» e indica a qué finalidad te niegas. Atenderemos tu solicitud en un máximo de 20 días hábiles. Negarte no afecta el servicio que contrataste.

Si en el futuro queremos usar tus datos para algo distinto a lo descrito aquí, te pediremos tu consentimiento de nuevo.

4. Datos de tus clientes y operadores

Cuando capturas datos de otras personas, tú eres el responsable de esos datos y Portiax solo los trata por tu cuenta, como encargado.

Esto aplica a:

• Receptores de tus facturas: RFC, nombre o razón social, régimen fiscal, código postal, uso de CFDI y correo.
• Remitentes y destinatarios de la carga: RFC, nombre, domicilio completo, fechas y horas de salida y llegada, y distancias.
• Operadores y figuras de transporte: RFC, nombre, número y vigencia de licencia, residencia fiscal y número de registro tributario si son extranjeros.
• Propietarios y arrendadores de vehículos o remolques que declares en la Carta Porte.

Como encargado, Portiax se compromete a:

1. Usar esos datos solo para emitir y administrar tus comprobantes, conforme a tus instrucciones.
2. No usarlos para fines propios ni compartirlos con terceros, salvo con el PAC y el SAT para timbrar, y con el proveedor de correo cuando envíes una factura.
3. Protegerlos con las mismas medidas de seguridad que aplicamos a tus propios datos.

Tú te comprometes a contar con la base legal para tratarlos y a dar tu propio aviso de privacidad a esas personas. Las condiciones completas de este encargo están en los Términos y Condiciones.

Si una de esas personas nos contacta para ejercer sus derechos, le indicaremos que se dirija a ti y te informaremos de la solicitud.

5. Con quién compartimos tus datos

No vendemos ni cedemos tus datos. Solo los compartimos con proveedores que necesitamos para operar y con el SAT por obligación legal.

Todos, salvo el SAT, actúan como proveedores que procesan datos por cuenta de Portiax y bajo sus propias obligaciones de confidencialidad y seguridad.

Transferencias al extranjero: varios proveedores guardan o procesan datos fuera de México. Al aceptar este aviso, consientes que tus datos se procesen en esos países para las finalidades necesarias descritas en la sección 3.

Autoridades: podemos entregar datos a autoridades competentes cuando una ley o una orden fundada y motivada lo exija.

6. Acceso de nuestro personal a tu cuenta

Personal autorizado de Portiax puede ver tu cuenta tal como tú la ves, sin necesitar tu contraseña, únicamente para darte soporte o resolver una falla.

Este acceso se rige por estas reglas:

• Solo lo usa personal autorizado expresamente por Portiax (hoy, únicamente el titular del negocio).
• Se usa para atender una solicitud tuya, corregir un error o investigar un incidente de seguridad.
• Cada acceso queda registrado en la bitácora con la fecha y la persona que lo hizo.
• Puedes pedirnos el registro de accesos a tu cuenta escribiendo a hola@portiax.mx.

7. Cómo protegemos y cuánto tiempo guardamos tus datos

Tu certificado, llave privada y contraseña del CSD se guardan cifrados, y los datos de cada cuenta están aislados de las demás.

Medidas de seguridad:

• Cifrado del Certificado de Sello Digital, su llave privada y su contraseña, con una clave guardada fuera de la base de datos.
• Aislamiento de cada cuenta a nivel de base de datos: ningún cliente puede ver los datos de otro.
• Conexiones cifradas (HTTPS) entre tu navegador, nuestros servidores y nuestros proveedores.
• Autenticación con un proveedor especializado y bitácora de acciones relevantes.

Plazos de conservación:

Los CFDI timbrados no se pueden borrar, solo cancelar ante el SAT, porque son comprobantes fiscales con obligación de conservación. Al terminar cada plazo, eliminamos o anonimizamos los datos.

Incidentes de seguridad: si ocurre una vulneración que afecte de forma significativa tus derechos, te avisaremos sin demora por correo, con lo ocurrido, los datos afectados y las medidas que puedes tomar.

8. Tus derechos y cómo ejercerlos

Puedes acceder a tus datos, corregirlos, pedir que los eliminemos u oponerte a su uso (derechos ARCO) escribiendo a hola@portiax.mx.

Tu solicitud debe incluir:

1. Tu nombre y el correo de tu cuenta en Portiax, para responderte.
2. Un documento que acredite tu identidad o, si actúas por otra persona, la de tu representante y el poder que lo acredite.
3. Qué derecho quieres ejercer y sobre qué datos.
4. En caso de corrección, el dato correcto y, si aplica, el documento que lo respalde.

Plazos: te responderemos en un máximo de 15 días hábiles desde que recibamos tu solicitud completa. Si procede, la haremos efectiva dentro de los 15 días hábiles siguientes.

Límites: no podremos eliminar datos que debamos conservar por obligación legal, como tus CFDI timbrados, durante el plazo que marquen las leyes fiscales.

Revocar tu consentimiento: puedes retirar el consentimiento que nos diste con una solicitud por el mismo medio. Si lo retiras para finalidades necesarias, ya no podremos prestarte el servicio y procederemos a la baja de tu cuenta.

Limitar el uso de tus datos: además de lo anterior, puedes negarte a las finalidades voluntarias como se indica en la sección 3. También puedes inscribirte en el Registro Público para Evitar Publicidad de PROFECO.

Dar de baja tu cuenta: escríbenos a hola@portiax.mx desde el correo de tu cuenta. Antes de la baja te entregaremos, si lo pides, tus XML timbrados.

9. Cookies y tecnologías similares

Usamos cookies solo para mantener tu sesión iniciada, y una herramienta de analítica que cuenta las páginas visitadas. No usamos cookies de publicidad.

Puedes bloquear o borrar cookies desde la configuración de tu navegador. Si bloqueas las de sesión, no podrás usar la plataforma.

10. Cambios a este aviso y autoridad

Publicaremos cualquier cambio en app.portiax.mx/privacidad y te avisaremos por correo o al iniciar sesión antes de que entre en vigor.

Si el cambio agrega una finalidad nueva o un nuevo tipo de dato, te pediremos tu consentimiento otra vez.

Si consideras que no hemos atendido tus derechos, puedes acudir a la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, autoridad en materia de protección de datos personales en posesión de particulares.

Este aviso se rige por la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 20 de marzo de 2025.